O inventário é o processo que sucede a morte, no qual se apuram os bens, os direitos e as dívidas do falecido para chegar à herança líquida, que é o que será de fato transmitido aos herdeiros, podendo ocorrer de duas formas: extrajudicialmente ou judicialmente.

No primeiro caso, o inventário é feito em cartório, por escritura pública, e é muito mais rápido, podendo demorar apenas um ou dois meses. A lei que o instituiu é a de número 11.441, de 2007 e por ser mais rápido e menos custoso, o inventário extrajudicial é o procedimento mais recomendável quando não há impedimentos. Veja a seguir os principais passos da realização dessa modalidade de inventário.

Escolha do cartório e contratação do advogado

Os primeiros passos do inventário são a escolha de um Cartório de Notas onde será realizado todo o procedimento e a contratação de um advogado, que é obrigatória e pode ser comum ou individual para cada herdeiro ou interessado. Os honorários advocatícios são tabelados pela Ordem dos Advogados (OAB) e variam de acordo com o estado, mas nem sempre os preços praticados seguem a tabela da OAB.

Nomeação do inventariante

A família deve nomear um inventariante, que será a pessoa que administrará os bens do espólio (conjunto de bens deixados pelo falecido). Ele ficará responsável por encabeçar todo o processo e pagar eventuais dívidas, por exemplo. O inventariante costuma ser a esposa ou o filho.

Levantamento das dívidas e dos bens

Após o início do processo, o tabelião levanta as eventuais dívidas deixadas pelo falecido. Todas as dívidas devem ser quitadas com o patrimônio do falecido, até que os débitos se esgotem ou até o limite da herança. Para verificar a existência ou ausência de pendências, o cartório reúne as certidões negativas de débito, documentos que atestam que o falecido não deixou dívidas em quaisquer esferas públicas.

É preciso reunir também as dívidas com credores particulares. Se elas não forem declaradas, podem acabar aparecendo e se não constarem no inventário, depois o credor pode ir atrás do herdeiro.

Além das dívidas, a família deve informar todos os bens deixados pelo falecido para que sejam reunidos, pelo tabelião ou pelo advogado, os documentos de posse atualizados, como matrículas de registro de imóveis, o Documento Único de Transferência (DUT) dos carros, etc. Se não houver irregularidades sobre os bens, como ônus ou ausência de algum registro, o procedimento é bem simples.

Pagamento do imposto

Para que o processo do inventário seja finalizado e oficializado no cartório, é preciso pagar o Imposto de Transmissão Causa Mortis e Doações (ITCMD), imposto estadual cuja alíquota varia de estado para estado, podendo chegar a até 8% e é essa a grande dificuldade do inventário extrajudicial.

O inventariante, com o auxílio do advogado ou tabelião, deve preencher a declaração do ITCMD no site da Secretaria da Fazenda do seu estado. O documento funciona como um resumo dos bens deixados, dos herdeiros envolvidos e dos valores a serem pagos. Por isso, nesta fase, a divisão de bens já deve ter sido acordada com a família, os registros e certidões negativas devem ter sido providenciados, e as informações sobre os herdeiros e a partilha devem ter sido reunidas.

O imposto é calculado sobre o valor venal dos bens. Por isso, no preenchimento da declaração do ITCMD são informados os valores de mercado de cada bem. No caso dos imóveis, por exemplo, o valor informado é aquele que aparece no carnê do IPTU.

Após preenchida a declaração, o sistema emite uma guia de recolhimento do imposto para cada herdeiro, já com o valor que cada um deve pagar.

Divisão dos bens

Como o inventário extrajudicial parte do pressuposto de que os familiares concordam com a forma como foi feita a partilha, a função do advogado e do tabelião é apenas de explicar à família quais são os direitos de cada herdeiro, o que fica explicitado na declaração do ITCMD.

O ideal é sempre conseguir um acordo no qual cada um fique com uma coisa sozinho, porém, em muitos casos a parte que cabe a cada herdeiro não corresponde exatamente ao valor de cada bem. Quando for assim, na declaração de ITCMD e no inventário deve constar as condições diferentes de partilha. Por exemplo, que cada filho ficará com 50% de um imóvel e que posteriormente definirão o que vão fazer com ele - se vão vendê-lo e dividir o dinheiro ou se um vai vender sua parte ao outro.

Encaminhamento da minuta

Com a declaração do ITCMD finalizada e todos os documentos reunidos, o cartório ou o advogado envia a minuta da escritura, que é um esboço do inventário, à procuradoria estadual. Em muitos casos, os cartórios entregam o serviço pronto para o advogado só assessorar o procedimento, mas alguns advogados se empenham e fazem a minuta também.

A procuradoria então avalia as informações, conferindo sobretudo as declarações dos bens do espólio e seus valores para que não haja erro no cálculo do imposto, e autoriza a realização da escritura do inventário. Esse processo demora cerca de 15 dias. Alguns estados, no entanto, como é o caso de São Paulo, já não exigem mais o envio da minuta para aprovação quando a escritura for lavrada em um cartório do estado.

Lavratura da Escritura

Depois de recebida a autorização da procuradoria e entregue toda a documentação, é agendada no cartório uma data para a lavratura da Escritura de Inventário e Partilha pelo tabelião, que encerra o processo.

Todos os herdeiros e respectivos advogados devem estar presentes, munidos de uma série de documentos, listados abaixo:

- Documentos do falecido
- RG, CPF, certidão de óbito, certidão de casamento (atualizada até 90 dias) e escritura de pacto antenupcial (se houver)
- Certidão comprobatória de inexistência de testamento expedida pelo Colégio Notarial do Brasil, através da Censec (http://www.censec.org.br/);
- Certidão Negativa da Receita Federal e Procuradoria Geral da Fazenda Nacional;

- Documentos do cônjuge, herdeiros e respectivos cônjuges;
- RG e CPF, informação sobre profissão, endereço, certidão de nascimento, certidão de casamento dos cônjuges (atualizada até 90 dias).

- Documentos do advogado
- Carteira da OAB, informação sobre estado civil e endereço do advogado

- Informações sobre bens, dívidas e obrigações, descrição da partilha e pagamento do ITCMD
- imóveis urbanos: certidão de ônus expedida pelo Cartório de Registro de Imóveis (atualizada até 30 dias), carnê de IPTU, certidão negativa de tributos municipais incidentes sobre imóveis, declaração de quitação de débitos condominiais

- imóveis rurais: certidão de ônus expedida pelo Cartório de Registro de Imóveis (atualizada até 30 dias), cópia autenticada da declaração de ITR dos últimos 5 (cinco) anos ou Certidão Negativa de Débitos de Imóvel Rural emitida pela Secretaria da Receita Federal – Ministério da Fazenda, Certificado de Cadastro de Imóvel Rural (CCIR) expedido pelo INCRA

- bens móveis: documento de veículos, extratos bancários, certidão da junta comercial ou do cartório de registro civil de pessoas jurídicas, notas fiscais de bens e jóias, etc.

Registro dos bens nos nomes dos herdeiros

Se houver imóveis envolvidos na partilha, os herdeiros devem levar a certidão do inventário aos Cartórios de Registros de Imóveis onde estão matriculados os imóveis para que ocorra a transferência da propriedade. Feito o inventário, os bens deixam de ser dos mortos e passam a ser dos herdeiros, que devem ir aos respectivos cartórios e registrar a posse dos bens.

A certidão do inventário, portanto, poderá ser apresentada ao Detran para a transferência de propriedade de veículos e às repartições públicas e empresas para regularizar a nova propriedade do titular dos bens, direitos e ações.

Prazo

Segundo o artigo 983 do Código de Processo Civil, o processo de inventário e partilha deve ser aberto dentro de 60 dias a contar da abertura da sucessão (falecimento), porém o  prazo é dificilmente cumprido na prática. Existem também prazos para o pagamento do ITCMD, que variam de acordo com o estado, sendo assim se a declaração do ITCMD não for feita dentro de 180 dias após a data do óbito, o imposto é calculado com o acréscimo de multa.